Approval manual sering berjalan lewat chat, email, atau tanda tangan dokumen. Saat jumlah pengajuan meningkat, perusahaan mulai kesulitan melihat status, siapa yang harus menyetujui, dan keputusan apa yang pernah dibuat.
Contoh alur sistem approval
- Staff membuat pengajuan pembelian, cuti, reimbursement, atau perubahan data.
- Atasan menerima notifikasi dan melakukan review.
- Finance atau manajemen memberi approval tahap berikutnya jika diperlukan.
- Status berubah otomatis menjadi diajukan, direview, disetujui, ditolak, atau revisi.
- Semua catatan tersimpan sebagai audit trail.
Fitur penting
Fitur yang umum dibutuhkan antara lain form pengajuan, lampiran dokumen, approval bertingkat, komentar, notifikasi, deadline, audit log, export laporan, dan dashboard status pengajuan.
Manfaat untuk perusahaan
Owner dan manajemen bisa melihat bottleneck proses, tim tidak perlu mencari riwayat persetujuan di banyak chat, dan keputusan lebih mudah dipertanggungjawabkan.