Checklist Requirement Software Sebelum Meminta Quotation

Requirement yang baik tidak harus berupa dokumen ratusan halaman. Dokumen yang berguna membantu bisnis dan pengembang mengambil keputusan yang sama: masalah apa yang diselesaikan, siapa yang memakai sistem, data apa yang dibutuhkan, dan bagaimana hasil dinyatakan selesai.

Bagian 1 — konteks bisnis

Tuliskan satu paragraf tentang proses saat ini dan dampak masalahnya. Hindari kalimat umum seperti “ingin digitalisasi”. Gunakan bentuk: “Saat ini [pengguna] melakukan [proses] melalui [alat]. Akibatnya [dampak]. Sistem diharapkan membantu [hasil].”

Tambahkan indikator awal yang tersedia, misalnya waktu rekap, jumlah langkah manual, jenis kesalahan, atau keterlambatan laporan. Jangan membuat angka bila belum ada data; catat bahwa baseline perlu diukur.

Bagian 2 — pengguna dan hak akses

Buat tabel berisi peran, tugas utama, data yang boleh dilihat, dan tindakan yang boleh dilakukan. Sertakan pihak yang hanya menerima laporan atau memberikan approval. Hak akses yang terlambat dipikirkan sering menyebabkan perubahan besar pada akhir proyek.

Bagian 3 — alur utama

Untuk setiap alur, isi template berikut:

1. pemicu: kejadian yang memulai proses;
2. input: data atau dokumen yang dibutuhkan;
3. langkah dan keputusan;
4. status yang mungkin terjadi;
5. output dan notifikasi;
6. pengecualian: pembatalan, penolakan, koreksi, atau data tidak lengkap;
7. histori yang harus disimpan.

Lampirkan contoh dokumen, spreadsheet, screenshot, atau laporan yang saat ini digunakan. Hapus data pribadi yang tidak diperlukan.

Bagian 4 — integrasi dan data

Daftar aplikasi yang perlu bertukar data, pemilik akun, dokumentasi API, frekuensi sinkronisasi, dan tindakan saat integrasi gagal. Untuk migrasi, catat sumber data, jumlah file, kualitas, duplikasi, serta siapa yang menyetujui hasil pembersihan.

Bagian 5 — nonfungsional dan operasi

Jelaskan perangkat, perkiraan pengguna bersamaan, lokasi kerja, kualitas jaringan, kebutuhan backup, audit trail, keamanan, jam operasional, serta target dukungan. Cantumkan kebutuhan domain, hosting, email, payment gateway, atau lisensi pihak ketiga.

Bagian 6 — prioritas dan penerimaan

Kelompokkan kebutuhan menjadi wajib untuk versi pertama, penting setelah validasi, dan ide masa depan. Tulis acceptance criteria dengan hasil yang dapat diamati. Contoh: “Supervisor dapat menolak permintaan dengan alasan wajib dan pemohon menerima notifikasi,” lebih jelas daripada “ada fitur approval”.

Terakhir, tetapkan pemilik keputusan, jadwal review, batas anggaran, target peluncuran, dan risiko yang belum terjawab. Dokumen ini dapat menjadi brief awal saat meminta quotation.

Pelajari tahapan kerja Dokter Koding dan pilihan layanan untuk website, aplikasi, atau software.

Unduh template siap isi

Unduh template requirement software dalam format Markdown